1. Objeto y partes
Este acuerdo hace parte de los Términos y Condiciones y regula el tratamiento de datos personales que [RAZÓN SOCIAL] S.A.S. («Encargado») realiza por cuenta de la organización cliente («Responsable») al prestar el servicio Vox.
2. Datos y finalidades
- Datos de los usuarios del Responsable: nombre, correo, cargo y rol.
- Datos personales que puedan aparecer en publicaciones públicas monitoreadas, tratados temporalmente para el análisis: no se conserva el autor de las notas ni los nombres de personas distintas del Responsable.
- Datos de cuentas en redes sociales conectadas por el Responsable: métricas y publicaciones propias, y comentarios públicos de terceros tratados temporalmente: solo se conservan datos agregados y el enlace al original, sin autor ni texto.
La única finalidad es prestar el servicio contratado: monitoreo, análisis, alertas y reportes para el Responsable.
3. Obligaciones del Encargado
- Tratar los datos solo conforme a las instrucciones documentadas del Responsable y a este acuerdo, y no usarlos para fines propios.
- Garantizar que el personal con acceso esté sujeto a obligaciones de confidencialidad.
- Aplicar las medidas de seguridad descritas en este acuerdo.
- Apoyar al Responsable en la atención de consultas y reclamos de los titulares, trasladándole en máximo 5 días hábiles las que reciba directamente.
- Informar al Responsable sobre incidentes de seguridad que afecten sus datos sin demora injustificada y a más tardar dentro de las 72 horas siguientes a confirmarlos.
- Cumplir los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
- Al terminar el servicio, devolver o suprimir los datos según lo indique el Responsable, salvo deber legal de conservarlos.
- Permitir, con aviso previo de 30 días y máximo una vez al año, verificaciones razonables del cumplimiento de este acuerdo, a cargo del Responsable.
4. Obligaciones del Responsable
- Contar con la base legal o las autorizaciones necesarias para el tratamiento.
- Impartir instrucciones lícitas y configurar el servicio conforme a la ley.
- Informar a los titulares sobre el tratamiento y atender sus solicitudes.
- Tener una política de tratamiento de datos propia y vigente.
5. Subencargados
El Responsable autoriza al Encargado a apoyarse en subencargados de las siguientes categorías, sujetos a obligaciones de protección equivalentes:
- Infraestructura en la nube: alojamiento de la aplicación, base de datos y autenticación.
- Inteligencia artificial: análisis automatizado del contenido monitoreado.
- Correo electrónico: envío de invitaciones, restablecimiento de contraseña y alertas.
La lista actualizada de subencargados y su ubicación está disponible para el Responsable a solicitud.
Avisaremos con al menos 15 días de anticipación la incorporación o el cambio de un subencargado. Si el Responsable se opone por motivos razonables, podrá terminar el servicio sin penalidad.
6. Transmisión internacional
El Responsable autoriza la transmisión de datos a los países donde operan los subencargados. El Encargado garantiza que esas transmisiones se realizan bajo condiciones contractuales que aseguran un nivel adecuado de protección.
7. Medidas de seguridad
- Cifrado de la información en tránsito y de las credenciales de servicios conectados.
- Separación de la información de cada organización cliente.
- Autenticación segura, control de acceso por roles y mínimo privilegio.
- Eliminación del texto completo de los artículos a los 7 días de capturados.
- Eliminación del texto de los comentarios en redes al analizarlos o, a más tardar, a las 72 horas, sin conservar su autor.
- Registro de accesos a la plataforma.
8. Vigencia y terminación
Este acuerdo rige mientras el Encargado trate datos por cuenta del Responsable. Al terminar el servicio, los datos se mantienen disponibles para exportación durante 30 días y se suprimen dentro de los 30 días siguientes.
La responsabilidad de las partes bajo este acuerdo se rige por la cláusula de limitación de responsabilidad de los Términos y Condiciones, sin perjuicio de lo que disponga la ley.